К вопросу об автоматизации сметного планирования

      Комментарии к записи К вопросу об автоматизации сметного планирования отключены

К вопросу об автоматизации сметного планирования

Автоматизация контроля и планирования административно-хозяйственных ресурсов в денежно-кредитных учреждениях была и остается «тёплой темой».

Михаил Семенов, начальник коммерческого офиса компании Intersoft Lab

Два моих прошлых выступления в «Клубе специалистов» были посвящены вопросам, связанным с управлением построением и доходностью фактически хранилища данных. В этом случае в центре внимания – автоматизация контроля и планирования административно-хозяйственных затрат (АХР) – тема, которая, без сомнений, занимательна для любого кредитного учреждения.

Во времена экономического кризиса 2008 года приложения для контроля и планирования АХР по понятным обстоятельствам были одними из самых востребованных. Сейчас, если судить по участившимся статьям о будущих денежных потрясениях, они опять находятся в фокусе внимания банкиров.

По отечественному опыту, проекты построения BPM-совокупности (Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса) в банке частенько начинаются как раз с внедрения приложения для контроля расходования и сметного планирования бюджета – прежде всего вследствие того что они разрешают взять конкретный практический итог в обозримые сроки.

Не буду зря утомлять читателей неспециализированными словами, а перейду конкретно к вопросам.

В то время, когда, по вашему точке зрения, наступает тот момент, что банку легко нужно внедрение приложения «Бюджет хозяйственных затрат»?

Это тонкий и личный для каждого банка вопрос, но наряду с этим, как нам думается, все-таки возможно выделить два главных показателя, наличие которых дает основание задуматься о внедрении приложения.

1. В случае если появилась обстановка, в то время, когда управление банка не приобретают четкой целостной картины, как расходуются средства, как возможно оптимизировать хозяйственный бюджет и оперативно оказывать влияние на его выполнение.

2. В случае если показались сомнения в корректности расходования средств подчиненными, и наряду с этим отсутствует возможность осуществлять контроль их действия.

Тут стоит подметить, что применение электронных таблиц Excel в качестве контроля бюджета и инструмента формирования хозяйственных затрат не имеет возможности обеспечить прозрачность процессов управления затратами. Excel-технологии не предусматривают функции коллективного планирования, требуют громадного количества «ручных» операций, отнимают через чур много времени на рутинную работу у высококвалифицированных экспертов планово-экономических работ.

На отечественный взор, в случае если в банке присутствуют оба из вышеуказанных показателей, то возможно смело сказать о том, что время пришло, и что внедрение для того чтобы приложения, как «Бюджет хозяйственных затрат», легко нужно.

Какие конкретно варианты планирования поддерживает приложение «Бюджет хозяйственных затрат»?

Приложение поддерживает любые варианты планирования. Среди них и «снизу вверх», и «сверху вниз», и так называемый «комбинированный» подход на базе лимитов – его, кстати говоря, частенько применяют на практике.

В первом случае («снизу вверх») обеспечивается реализация режимов планирования «от контрактов» (базу контрактов возможно вести кроме этого в приложении), от плановых заявок, от нормативов, актов, других документов и счётов, платежи по которым должны быть осуществлены в плановом периоде. Сотрудники подразделений вводят их в совокупность, а позже на основании этих документов рассчитывается смета.

При планировании «сверху вниз» смету подготавливает планово-экономическая работа банка и сметообразующие подразделения.

При же «комбинированного» подхода управление банка определяет ограничения затрат по группам статей верхнего уровня, а сметообразующие подразделения и филиалы формируют собственные замыслы, устанавливая плановые показатели на базе потребностей и с учетом установленных лимитов.

Как в приложении реализовано нормативное планирование?

Для этих целей в приложении предусмотрены особые excel-шаблоны. Пользователи вводят в них те либо иные плановые значения, и на их базе приложение машинально формирует плановые заявки. Для каждого норматива задается собственный шаблон, к примеру: нормирование от площади, нормирование от филиальной сети и т. д. В шаблоне указываются сами нормативы, плановые значения  и логика распределения затрат по статьям.

В следствии пользователь в шаблон конкретные значения (к примеру, количество командировок различных категорий для разных подразделений в поквартальной разбивке), и на отдельном странице шаблона формируются эти для плановой заявки, которая при загрузке данных из шаблона в приложение будет машинально организована и включена в бюджет.

Как именно в приложении «Бюджет хозяйственных затрат» осуществляется учет подотчетных средств (счет 60308)?

Сейчас реализованы два варианта ответа данного вопроса. Какой из них применять – зависит от текущего регламента проведения подотчетных их учёта и платежей.

Первый вариант. В совокупности на всю сумму полностью вводится и выгружается в АБС заявка. В АБС по факту выгрузки заявки формируется расходно-кассовый ордер  либо платежное поручение.

По факту возврата денег в совокупности вводится еще одна, корректирующая, заявка с отрицательной суммой, равной сумме возврата, которая проходит упрощенную цепочку согласования и кроме этого выгружается в АБС, где формируется приходно-кассовый ордер  либо платежное поручение.

Второй вариант по большому счету предполагает отказ от проведения аналогичных операций через заявки в совокупности, а эти по факту проведения платежей загружаются из АБС в приложение, где машинально формируется факт.

Возможно ли применять финансовую единицу, хорошую от рубля, для исполнения и планирования бюджетов?

И планирование, и выполнение бюджета может осуществляться в зарубежной валюте. Наряду с этим все валютные суммы пересчитываются в рубли по справочнику валют. Справочник настраивается раздельно. Он может содержать различные направления, к примеру: курс Банка России, плановый курс, фактический курс и т. д.

Какие конкретно аналитические разрезы поддерживаются в приложении?

Приложение разрешает настроить каждые аналитические разрезы, каковые требуются банку. Возможно задать, к примеру, аналитику «Проект» либо «Вид сметы» (капитальные вложения, текущие затраты, фонды).

В большинстве случаев, в типовой комплект аналитик включает такие разрезы, как: «Подразделения – потребители затрат», «Центры затрат» (подразделение компании, несущее ответственность за исполнение и подготовку конкретного бюджета/сметы затрат), «Период планирования» (квартал, на что запланирован расход), «Агент», «Соглашение». Все аналитические разрезы являются справочниками , каковые задаются на этапе внедрения приложения. Позднее, на протяжении эксплуатации приложения, банк имеет возможность самостоятельно поменять справочники.

Как именно в приложении учитываются «внеплановые заявки»? Имеется в виду обстановка, при которой заявка проходит по конкретной статье бюджета, но сама заявка не была запланирована. Не окажется ли так, что средства по данной заявке спишутся, а на запланированные заявки денег уже не хватит?

Нет, не окажется. Заявка в приложении – это не просто сумма по некоей статье, это еще и определенный комплект аналитик. Так, при авторизации заявки проверяются не просто суммы заявки и соответствие статьи, но и соответствие аналитик заявки аналитическим данным, заложенным при планировании.

При их несовпадения заявка опознается как сверхбюджетная и выводится соответствующее предупреждение. Судьба таковой заявки зависит от конкретных настроек совокупности – она возможно запущена по той либо какой-либо другой цепочке согласования либо легко получить отказ.

Разрешает ли приложение корректировать бюджет?

Очевидно! Предусмотрено два вида корректировок – квартальные и текущие. Первые разрешают корректировать бюджет по итогам квартала. Так, в приложении смогут быть корректировки второго, четвёртого кварталов и третьего.

Скажем, по итогам первых трех месяцев банк по некой статье вышел за рамки бюджета, причем данный выход был обоснован, и планируется, что перерасход сохранится и в последующие периоды. В этом случае делается корректировка бюджета, и соответствующая статья возрастает на заданную сумму. По окончании второго квартала обстановка снова изменяется, и оказывается, что заложенного ранее повышения в действительности уже не нужно – добавляется новая корректировка, уменьшающая сумму по статье и т. п. Наряду с этим пользователи постоянно могут просмотреть все варианты бюджета – как исходный, так и с корректировками каждого из кварталов.

Второй вид корректировок – «Текущие» – разрешает перебрасывать суммы между статьями прямо в квартала. К примеру, частенько при составлении бюджета создается отдельная статья – «Резерв» – и при необходимости пользователи, наделенные соответствующими правами, смогут переводить средства с данной (или, при наличии прав, и с каждый статьи) на ту, по которой сейчас появилась дефицит средств.

Квартал в качестве периода планирования – это фиксированное значение либо быть может, скажем, помесячное планирование?

Да, вероятно. На протяжении внедрения приложения банк сам выбирает период, что будет употребляться в совокупности в качестве «единицы планирования». Соответственно, исходя из сделанного выбора, строится предстоящая логика работы – квартальные корректировки, версии бюджета и т. п.

Как в приложении реализуется секвестирование бюджета?

На практике такая возможность употребляется очень редко, но приложение разрешает уменьшать значения всех статей сметы на основании соответствующего коэффициента. Помимо этого, предусмотрена функция блокировки отдельных статей, дабы обезопасисть их от трансформаций либо настроить процедуру, на основании которой секвестрование будет делать «выборочно» – в рамках отдельных смет, проектов либо статей.

Может ли приложение трудиться по способу начислений?

Напрямую – нет. Приложение трудится по кассовому способу. Но существует возможность задать период разнесения для конкретной платежной заявки. Задав период разнесения, возможно разбить один неспециализированный платеж по заявке на отдельные проводки в рамках соответствующего периода. Так, скажем, для оплаты аренды возможно задать период разнесения «1 приложение» и год по одной заявке машинально сгенерирует 12 месячных проводок.

Для заявок по соглашениям с графиками платежей разнесение платежа осуществляется машинально – на базе сравнения данных заявки и данных контракты. Так, приложение разрешает осуществить собственного рода «эмуляцию» способа начислений.

1. Автоматизация транспортной логистики. Планирование маршрутов доставки.


Увлекательные записи:

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: