Справка об объеме документооборота в федеральном агентстве по образованию

принципы статьи:

организации и Содержание Характеристики документооборота
Пример справки об количестве документооборота в Федеральном агентстве по образованию

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, их использование и хранение документов влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, снабжающих перемещение документов в учреждении с момента их создания либо поступления и до завершения выполнения либо отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, к примеру, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, внутренние документы и исходящие; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, либо документы, направляемые в либо поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, делающих определенное целевое назначение в ходе документооборота.

Чёртом документооборота есть его количество. Под количеством документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, в большинстве случаев, года. Количество документооборота – серьёзный показатель, применяемый в качестве критерия при ответе вопросов выбора организации ответственный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой совокупности по документам учреждения, структуры работы делопроизводства, ее других вопросов и штатного состава.

Характеристики и правила организации документооборота

Термин «документооборот» показался в русском (советском) документоведении в 1920-х гг. В следствии долгих научных изучений в области делопроизводства и управленческого труда главные правила рациональной организации и движения документов документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой национальной совокупности делопроизводства (ЕГСД).

Документооборот – это перемещение документов в организации с момента их создания либо получения до завершения выполнения либо отправки.

Организация документооборота предполагает разработку и обработки правил документов и соблюдение движения в организации, касающихся:

последовательности перемещений документов;

исполнения операций с документами (получения, распределения и рассмотрения, передачи на выполнение, организации выполнения, отправки);

технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками выполнения).

В соответствии с ЕГСД неспециализированные правила организации документооборота:

оперативность перемещения документов;

обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке главных групп документов;

исключение действий и инстанций прохождения с документами, не обусловленных рабочий необходимостью.

Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и по сей день. Документы в организации должны перемещаться с мельчайшими затратами времени, по самый короткому пути и, нужно, без возвратных перемещений.

Для этого в каждой организации нужно целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, регламентацией и стандартизацией технологий обработки и маршрутов движения документов.

Документооборот — технологический процесс, что характеризуется качественными и количественными параметрами.

К качественным чертям документооборота, например, относят:

разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, порядку обработки и направлению движения документов;

особенности маршрутов перемещения определенных групп документов.

По отношению к аппарату управления в организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при использовании и создании не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Маршрут перемещения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения либо создания до отправки либо подшивки в дело.

Оптимизируют маршруты перемещения документов на базе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных руководств, распоряжений о распределении обязанностей и делегировании полномочий.

В следствии унификации маршрутов перемещения определенных категорий документов (входящих, исходящих, распоряжений по главной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов перемещения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих изюминки подготовки этих документов (к примеру, согласования, подписания, утверждения и т.д.).

Схемы перемещения документов в организации разрабатываются начальником работы делопроизводства (неспециализированного отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для разных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из внутренних документов и организации (распоряжения по главной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Перемещение документов в организации, где имеется работа документационного обеспечения управления, к примеру, канцелярия, продемонстрировано на рисунке 1.

На рисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающие документы изображены прямыми линиями, а внутренние документы – линиями из точек.

Тяжелее всего регламентировать маршруты перемещения внутренних документов, за исключением распорядительных документов.

Количественные характеристики документооборота:

• параметры количества документооборота (неспециализированного и по отдельным документопотокам);

• время перемещения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа — в отдельном подразделении).

Количество документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

При определении количества документооборота учитывают все входящие, внутренние документы и исходящие (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения точных сведений любой документ должен быть учтен один раз. Количество документооборота высказывают дробью, в числителе которой — количество подлинников, в знаменателе — количество копий.

Регулярный учет количества документооборота создают в целях упорядочения и анализа работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных должностных лиц и структурных подразделений. Результаты учета применяют для определения оптимальной штатной численности работы ДОУ (отдела делопроизводства).

Пример справки об количестве документооборота в Федеральном агентстве по образованию

Скачать пример справки об количестве документооборота в Федеральном агентстве по образованию в формате .doc

Справка об объеме документооборота в федеральном агентстве по образованию

Мари Кондо — Магическая уборка. Аудиокнига в полном объеме!

Увлекательные записи:

Похожие статьи, которые вам, наверника будут интересны: